Перечень бухгалтерских услуг на аутсорсинге

В каждой организации и у большинства предпринимателей есть расчетный счет. Это и есть банк. Касса организации – это необязательно кассовый аппарат, стоящий на столе. Это подразумевает под собой все операции с наличными денежными средствами (например, покупка руководителем за наличные или личной картой канцелярии). Все платежи и поступления на расчетный счет отражаются в выписке банка. Ее бухгалтер выгружает из банк-клиента и загружает в учетную систему. После обрабатывает все операции. То же самое касается кассы. Бухгалтер выгружает файл из ОФД (чеки, пробитые в кассовом аппарате), вручную заводит все операции. Также отражаются все движения наличных денежных средств. Формируются авансовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга.

Бухгалтер по поручению руководителя оплачивает счета, выставленные контрагентами (поставщиками). Для этого он заходит в банк-клиент, где формирует платежное поручение и отслеживает его статус. Либо формирует платежки в базе 1С и выгружает для клиента, который в свою очередь самостоятельно загружает в банк-клиент и оплачивает. Выбор способа зависит от уровня доверия клиента к бухгалтеру. Платежных поручений может быть довольно много. Все зависит от масштаба предприятия. В крупных организациях на участке «банк и касса» работает отдельный специалист.

Все операции, заведенные бухгалтером в учетную систему, попадают в книгу доходов и расходов (это касается предпринимателей и ООО/НКО на УСН) или книгу покупок и книгу продаж (ОСНО). Бухгалтер проверяет корректность заполнения проводок по операциям и наличия их в Книге. Это довольно трудоемкий процесс, особенно в крупной организации.

Все документы, которые выставляют контрагенты, необходимо завести в учетную систему. Аутсорсеры, любят прям сканировать файл и подгружать в конкретную операцию. Поскольку, первичка после обработки в большинстве случаев уходит обратно предпринимателю, и запрашивать ее повторно – это проблематично, то гораздо проще сразу подгрузить файлик.
Клиент, как правило, передает документацию тремя способами: с помощью курьера (доп.услуга), самостоятельно привозит к нам в офис либо предоставляет сканы или фото в хорошем качестве.

Когда предприниматель оказывает услуги/продает продукцию/товары, то бухгалтер формирует исходящую первичку. Это в основном акты и товарные накладные. В одном документе может быть десятки позиций. И в десятке документов могут быть с одной позицией. Все зависит от товарооборота, количества оказываемых услуг и клиентов. Передача первички контрагенту осуществляется тремя способами: передача через ЭДО, отправка по почте оригиналов (доп.услуга), клиент самостоятельно передает оригиналы контрагенту из рук в руки.

Когда предприниматель находит покупателей или поставщиков, то первое, что необходимо сделать, это заключить договор. Несмотря на огромное количество информации об этом в интернете, до сих пор я слышу, «давайте без договора». Бывают случаи, когда договор заключают в виде неоткорректированного шаблона, также скачанного с интернета. Люди начинают задумываться о том, что стоит уделить внимание пунктам договора, только после того, когда безуспешно пытаются убедить судью в том, что правда на их стороне. Чаще всего это обязанность также ложится на бухгалтера. И тут все зависит от опыта или наличия дополнительного юридического образования у специалиста. В аутсорсинге, как правило, в штате имеется юрист, который проводит юридический аудит договоров, либо сам формирует договор (доп.услуга), в котором будут учтены интересы предпринимателя.

После заключения договора, бухгалтер выставляет счет на оплату 100% суммы, либо на аванс. После он контролирует статус счета (оплачен/не оплачен/оплачен частично). Контроль необходим для отчета перед предпринимателем или для напоминания покупателям об оплате.

Бухгалтер запрашивает или составляет акты сверки с контрагентами. Каждый квартал, а в идеале, каждый месяц, предпринимателю следует сверяться со своими контрагентами. Это необходимо для того, чтобы проверить все ли учтено у нас в системе. А также, как основание для взыскания задолженности в судебном порядке, если дело дошло до крайности.

У любого работодателя, должны быть сформированы личные дела сотрудников. В них имеется личная, медицинская и трудовая документация. В нынешнее время не забываем про воинский учет и исполнительные листы. Обычно все это делает кадровик. Но, в 70 % организаций, это обязанность также ложится на бухгалтера.

Бухгалтер каждый месяц начисляет заработную плату, отпускные, пособия по больничному листу, материальную помощь и прочее. Отправляет данные в ФСС по пособиям на сотрудников, которые потом получат денежные средства на свои карточки от государства напрямую. Формирует платежные ведомости на аванс, зарплату и прочие выплаты. Формирует справки для сотрудников. Ведет учет отпусков. Это довольно крупный участок, так как чаще всего совмещает с собой кадровый учет. И, если кто работал на предприятии, где 1000 сотрудников, то понимает, насколько это трудно.

Сотрудникам необходимо выплачивать заработную плату 2 раза в месяц, согласно трудовому законодательству – аванс и остаток зарплаты. Выплаты могут быть осуществлены тремя способами: просто переводом на карты, через зарплатный проект и наличкой. Зарплатный проект самый выгодный для предпринимателя способ. Этим как правило занимается специалист на участке «банк и касса». За неимением последнего, бухгалтер по зарплате.

После выплаты заработной платы и оплаты НДФЛ, до 15 числа, как многие уже в курсе, следует оплатить страховые взносы за сотрудников. В настоящее время это стандартные 4 платежки. Но, с введением единого счета, которого много кто ждет с нетерпением, возможно процесс упростится. Сумма взносов, естественно, зависит от суммы заработной платы и тарифа, на котором находится предприниматель. Здесь очень много нюансов, которые практикующий бухгалтер обязан знать.

После окончания месяца/квартала, бухгалтер закрывает период. Затем приступает к расчету налога (зависит от системы налогообложения).

Каждый месяц/квартал/год (тут кому как выгоднее), предприниматель должен оплачивать страховые взносы за себя любимого. Суммы в течение всего года фиксированные, позволяют уменьшить основной налог. Бухгалтер об это знает и может поиграться с суммами. К примеру, в середине года, зная, что больше выручки не будет (сезонный бизнес), оплатить взносы сразу всей суммой, не дожидаясь окончания года.

Каждый квартал, бухгалтер запрашивает сверку с бюджетом с ФНС и ФСС. Тут надо отметить, что очень много ошибок со стороны ФНС. И необходимо писать письма с требованием объяснить, каким образом образовалась задолженность, когда у предпринимателя, например, все уплачено, с приложением подтверждающих документов.

Бухгалтер идёт на вызовы в налоговую, в Пенсионный фонд, ФСС. Очень часто в почтовый ящик или по электронным каналам связи поступают требования и вызовы в налоговую для дачи пояснений. Ингода эти вызовы носят чисто формальный характер. Но игнорировать их нельзя. За это можно получить штраф.

Ответы на требование занимает 50% рабочего времени бухгалтера. Причем иногда настолько странные. Например, пришло требование дать пояснения, на каком основании мы не включили заработную плату сотрудника, устроенного в апреле в отчет за 1 квартал.

И, наконец, самая главная и ответственная задача бухгалтера – это сдача отчетности. Ее существует очень много видов. Ваш пакет отчетов зависит от системы налогообложения, на которой Вы находитесь, а также от того, являетесь ли Вы работодателем или нет. Отчетность за работников самая масштабная. Чаще всего, на нее сажают отдельного сотрудника или поручают бухгалтеру на участке «зарплата и кадры». Можно свести работу до автоматизма, если предыдущие действия бухгалтера были выполнены корректно. Тогда сформированный отчет по кнопке заполнить будет верным.

Бухгалтер консультирует клиента по вопросам бизнеса, бухгалтерского и налогового учета. Также предоставляются консультации сотрудникам.

Бухгалтер, при получении документов по почте или с курьером, должен отдать их на подпись руководителю, или, при наличии доверенности, подписаться за него и выслать документы обратно. Если документы не поступили, то необходимо их затребовать у поставщиков. Такая же ситуация и с покупателями. Если мы отправили первичные документы с товаром или после оказания услуги с просьбой подписать и выслать наши экземпляры, но не получили их, также надо требовать у покупателей их отправки. Часто доходит до того, что клиентам высылается по 10 писем и все теряются. Значительно облегчает ситуацию ЭДО – электронный документооборот. Естественно он не бесплатный, где-то от 3000-4000 в год минимальный пакет.

Имеется ввиду такая отчетность, как ЕГАИС-лес, алкодекларация и прочее

Сюда можно отнести подготовку документов для лизинга, кредита, тендеров или банковской гарантии. Просьбы личного характера.

Составление платежного календаря и отчеты по движению денежных средств (план-факт).